Wo Erfolg planbar wird:

Kanzlei Heiland & Kollegen bietet jetzt auch Unternehmensberatung an

Schon immer hatten Fragen, die eigentlich in den Bereich Unternehmensberatung gehen, die Steuerkanzlei Heiland & Kollegen beschäftigt. Seit die Welt durch den Ausnahmezustand pandemie-bedingt auf den Kopf gestellt wurde, sind grundsätzliche unternehmerische Erwägungen aber noch viel bedeutsamer geworden. „Wir haben unser Gesamtkonzept erweitert“, erläutert Claudia Heiland, „mit der Unternehmensberatung zusammen können wir unseren Mandanten jetzt ein echtes Rundum-Sorglos-Paket anbieten. Da war ein großer Bedarf und viele gehen jetzt, während ihre Unternehmen im Bereich der Gastronomie und Hotellerie geschlossen sind, Probleme an, die sie bisher eher vor sich her geschoben haben. Im täglichen Geschäft geht manches unter. Jetzt gerade ist ein guter Zeitpunkt, die Digitalisierung voranzutreiben. Denn der Gesetzgeber hat einige Vorgaben verschärft.“ Ganz wichtig ist hier das Stichwort „Verfahrensdokumentation“. 

Der Teufel steckt im Detail: Lieber kompetente Hilfe in Anspruch nehmen

Bisher haben die Finanzämter eine Verfahrensdokumentation – die eigentlich auch jetzt sowieso schon vorgeschrieben ist – in der Praxis oft nicht eingefordert. Das wird sich aber im kommenden Jahr ändern. Claudia Heiland: „Viele Mandanten empfinden schon das Wort als unangenehmen, weil unterm Strich mal wieder etwas Bürokratisches von ihnen verlangt wird. Tatsächlich kann die nächste Betriebsprüfung aber sehr teuer werden, wenn die korrekte Verfahrensdokumentation fehlt.“ Wer sich schon – mit Unterstützung der Kanzlei Heiland & Kollegen auf den Weg gemacht hat, stellt überrascht zwei Dinge fest: Viele Informationen, die für die Verfahrensdokumentation wichtig sind, lagen ohnehin schon vor und müssen nur in Form gebracht werden. Und die Dokumentation nutzt nicht nur dem Finanzamt, weil sie Vorgänge transparenter macht. „Fast immer sind Kosteneinsparungen möglich, auf die der Unternehmer vorher nicht gekommen wäre“, so Claudia Heiland, „wenn ein klarer Blick von außen erfolgt, erkennt man oft, dass manche unternehmensinternen Abläufe noch rationeller strukturiert werden können. Es zeigt sich, wo es vielleicht etwas schwerfällige Prozesse gab. Oft verbessert sich mit diesen Optimierungen zugleich auch das Betriebsklima.“ Wie bei so vielen Dingen im Leben gilt es hier, sich nur einmal intensiv damit zu beschäftigen, damit künftig alles wie von selbst läuft.

Internes Kontrollsystem dank Digitalisierung unkompliziert installiert

Im Rahmen der Unternehmensberatung hat das Team von Claudia Heiland immer im Blick, wie sich Vorgänge automatisieren und absichern lassen. „Digitalisierung ist natürlich ein großes Thema“, so Claudia Heiland, „wir berücksichtigen im Rahmen der Verfahrensdokumentation immer auch ein internes Kontrollsystem (IKS).“ Grundsätzlich kann Claudia Heiland den Gastwirten und Hoteliers, die bisher noch keine Verfahrensdokumentation erstellen, meist schon im Vorgespräch viele Sorgen nehmen. 

Kassensicherungsverordnung ernst nehmen! Heiland & Kollegen hat Lösungen

Manch ein Gastronom hatte es schon auf dem Schirm, dass es seit 2020 ein neues Gesetz gibt, und er reagieren muss. Als dann die Corona-Einschränkungen begannen, und alles andere erst einmal in den Hintergrund trat, wurde die Einführung einer technischen Sicherheitseinrichtung vertagt. Das kann schlimme Folgen haben. Claudia Heiland: „Grundsätzlich steckt dahinter zunächst einmal die Kassensicherungsverordnung – kurz KassenSichV – , in der § 146a der Abgabenordnung konkretisiert werden. Hier wird genau vorgeschrieben, welche Anforderungen sämtliche Kassen- Abrechnungs- Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme erfüllen müssen. Einfach ausgedrückt: alles soll digitalisiert werden, damit Schwarzgeld und Steuerhinterziehung eingedämmt werden. Hinzu gekommen ist aber jetzt, mit diesem Jahr noch die Pflicht, die Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachzurüsten.“ Ein Sicherheitsmodul gibt es dafür, außerdem ein Speichermedium – beispielsweise eine SD-Karte oder einen USB-Stick und eine einheitliche digitale Schnittstelle muss vorhanden sein. 

Mandanten von Claudia Heiland fürchten keine Kassen-Nachschau

Seit 2018 hat und nutzt das Finanzamt eine neue Kontrollmöglichkeit: Die Kassen-Nachschau. Gastwirte, die das schon einmal erlebt haben, sprechen nicht gut darüber. „Diese Nachschauen müssen nicht angekündigt werden“, so Claudia Heiland, „die Prüfer können jederzeit während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten im Betrieb auftauchen. Sie müssen sich nicht einmal sofort, wenn sie hereinkommen, zu erkennen geben.“ Oft werden dann Mängel in der Kassenführung festgestellt, oder die Auskünfte des Betreibers scheinen nicht plausibel. Manchmal weigern sich Unternehmer in dieser Schock-Situation auch, Informationen herauszugeben. „Da wird nicht mehr lange gefackelt: Sofort und ohne Vorwarnung wird die Kassen-Nachschau in eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder eine Betriebsprüfung überführt“, erklärt Claudia Heiland. Der prüfende Beamte händigt dem Unternehmer ein Formular mit allen Daten zu dieser Sonderprüfung aus, wenn sich dann später die vermuteten Mängel bestätigen, kann der Finanzbeamte Einnahmen hinzuschätzen. Diese ziehen Steuernachzahlungen in unter Umständen beträchtlicher Höhe nach sich. „Spätestens, wenn eine Kassen-Nachschau Anlass zu weiteren Prüfungen gibt, sollten sich unsere Mandanten bei uns dringend melden. Wir können hier meist das Schlimmste verhindern, indem wir die vorlagepflichtigen Unterlagen zusammentragen und nachreichen.“

Erfahrung und der klare Blick von außen auf das Unternehmen

Freiberufler, Unternehmer und Selbständige aller Branchen und Unternehmensgrößen berät und betreut das Team von Claudia Heiland. „Viele Mandanten waren zuerst bei uns, als sie ihre Firma gegründet haben, später begleiteten wir ihre Expansion und die Digitalisierung des Unternehmens.“ Viele Menschen, die vorhaben, sich selbständig zu machen, haben nur einen groben Überblick, was da an buchhalterischen und unternehmerischen Planungen und Dokumentationen auf sie zukommt. Gerade hier setzt die Kanzlei von Claudia Heiland an: Immer gibt es die Möglichkeit einer  betriebswirtschaftlichen Erstberatung. „Ich weiß, wo mögliche Schwachstellen sind und wo es Probleme geben könnten. Dafür bin ich ja schon viele Jahre in diesem Job“, so Claudia Heiland, „wenn ich mit einem Unternehmensgründer zusammensitze, weiß ich genau, welche Fragen ich stellen muss, damit wir mögliche Schwachpunkte erkennen.“ So manch ein Start in die Selbständigkeit wäre ohne den Beistand der Dortmunder Kanzlei sicher gründlich danebengegangen.

Text und Bilder: Carla Kühn